۷ ویژگی فاکتور های خوب: چگونه حساب‌های دریافتنی خود را سریع‌تر نقد کنیم؟
فکر نمی‌کنم برای فریلنسرها و کسب‌وکارهای کوچک چیزی مهم‌تر از پرداخت به موقع فاکتور های‌شان باشد، تاخیر در پرداخت حساب‌ها می‌تواند جریان نقدی این کسب‌وکارها را مختل کرد و مشکلات بزرگی برای آن‌ها ایجاد کند. اما خوشبختانه راهکارهای موثری برای افزایش سرعت پرداخت فاکتورها وجود دارد (این نکته را نیز مدنظرداشته باشید که راه‌حل‌های موثر همواره ساده‌ترین‌ها هستند.)
از جملات موثر و اثربخش در فاکتور های خود استفاده کنید
فاکتوری که شما به مشتری‌تان ارسال می‌کنید مهم‌ترین مسئله در رابطه پرداخت است، به عبارت بهتر با اضافه کردن چند ویژگی ساده به فاکتورهای تان قادر خواهید بود شانس خود را برای دریافت حساب‌های دریافتنی‌تان سرعت ببخشید.
براساس تحقیقاتی که Freshbooks انجام داده است، اگر یک فاکتور دارای برخی ویژگی‌ها باشد، سریع‌تر از طرف مشتری پرداخت می‌گردد. تنها کاری که آن‌ها انجام داده‌اند این است که جملات مورد استفاده در فاکتورهای ارسالی را تغییر داده‌اند و این تغییرها باعث سریع‌تر شدن روند پرداخت فاکتورها شده است. در ادامه نتایجی که از این تحقیقات گرفته شده است بیان می‌شود.
۱) همواره مودب باشید
اولین نتیجه‌ای که این داده‌ها به ما نشان می‌دهد این است که در تهیه‌ی فاکتور مودب بودن واقعا مهم است. استفاده از جملاتی مانند “لطفا صورت‌حساب خود را در طی ۲۱ روز پرداخت کنید” یا “از شما به خاطر همکاری با ما سپاس‌گذاریم” می‌تواند حدود ۵ درصد پرداخت صورت‌حساب را در موعد مقرر افزایش دهد. ادب و معرفت علاوه بر این‌که منجر به پرداخت سریع‌تر فاکتور ها می‌شود می‌تواند تصویر خوبی از برند شما ایجاد کند.
۲) موعدی برای دریافت پول مقرر کنید
براساس تحقیقات صورت گرفته زمانی‌که بازه‌ی زمانی مشخصی در فاکتور مشخص می‌شود، پرداخت‌ها سریع تر از زمانی است که زمانی تعیین نشده و یا درخواست پرداخت فوری انجام شده است. بنابراین برای رفع ابهامات زمان دقیقی مثل ۱۰ روز و یا ۲۰ روز تعیین کنید.
۳) برای پرداخت‌هایی که دیر صورت می‌گیرند بهره در نظر بگیرید
به نظر می‌رسد این رویکرد در تضاد با مورد اول یعنی ادب باشد، اما برای آن‌که پرداخت‌های‌تان به موقع انجام شود باید دقیق باشید و حرفه‌ای‌تر رفتار کنید. این بهره به شما اطمینان می‌دهد که در زمان تعیین شده درآمدتان به دست‌تان خواهد رسید. وقتی که مشتریان شما نرخ بهره برای دیرکرد را ببینند، ناخودآگاه پرداخت شما را جزو اولویت‌های خود قرار خواهند داد.
می‌توانید به جای بهره و تنبیه دیرکرد پرداخت، از ایجاد انگیزه برای پرداخت سریع بهره بگیرید. به عنوان مثال، اگر مشتری سریع‌تر پرداخت را انجام داد برای او یک یا دو درصد قائل شوید.
شرایط پرداخت آسان را برای آن‌ها فراهم کنید
علاوه بر استفاده از جملات تاثیرگذار راه‌های مکمل دیگری نیز وجود دارد که به سریع‌تر شدن روند پرداخت فاکتور های شما کمک خواهد کرد.
۴) امکان پرداخت آنلاین سریع
اگر مشتریان شما بتوانند به صورت آنلاین پرداخت شما را انجام دهند، احتمالا در اولین فرصت این کار را انجام خواهند داد. حسابیت این موضوع را در فاکتور هایی که ارسال می‌کند مدنظر قرار داده و امکان پرداخت را فراهم کرده است؛ به‌طوری‌که مشتری به راحتی می‌تواند روی دکمه‌ی پرداخت که روی صفحه‌ی فاکتور قرار دارد کلیک کند و فورا پرداخت را انجام دهد.
۵) یادآوری صورت‌حساب‌های پرداخت نشده به مشتری
حتی قابل اطمینان‌ترین مشتریان هم گاهی می‌توانند پرداخت فاکتور های شما را فراموش کنند، لذا یادآوری پرداخت‌ها در بازه‌های زمانی مناسب کار معقولانه‌ای به نظر می‌رسد. اگر فاکتورهای خود را از طریق حسابیت ارسال کنید، این سیستم فاکتورهای پرداخت نشده شما را به صورت خودکار پیگیری خواهد کرد که طبق بررسی‌های صورت‌گرفته تاثیر بسزایی در نقدشوندگی حساب‌های شما خواهد داشت.
حرفه‌ای رفتار کنید
هر تجربه و اتفاقی که بین شما و مشتریان تان ردوبدل می‌شود نشان دهنده شخصیت برند شما است، فاکتورها نیز از این قاعده مستثنی نیستند.
۶) به برندینگ خود توجه کنید
قبل از این‌که فاکتور شما توسط مشتری پرداخت شود ممکن است در داخل سازمان رقیب به بخش‌های مختلفی ارسال شود، لذا به برندینگ خود در فاکتورهای‌تان توجه بسیاری داشته باشید، به عنوان مثال قرار دادن لوگو در فاکتور یک عامل موثر در برندینگ شما محسوب می‌ود. تحقیقات نشان می‌دهد شرکت‌هایی که فاکتور های حرفه‌ای تر طراحی می‌کنند حدود ۱۰ درصد سریع‌تر نسبت به بقیه نتیجه می‌گیرند.
۷) شفاف باشید
بسیاری از فاکتور هایی که پرداخت آن‌ها به تعویق می‌افتد اغلب به دلیل اطلاعات ناکافی و نامفهوم اتفاق می‌افتند. تنها با استفاده از توصیفات عمومی مانند طراحی وب‌سایت و یا مشاوره مشخص نمی‌شود که طلب شما به چه دلیل بوده است. به یاد داشته باشید که فاکتور شما مستقیما به دست کسی که با آن هماهنگ می‌شدید نمی‌رسد، بلکه ممکن است این فاکتور قبل از آن توسط بخش حسابداری یا سایر اعضای تیم پردازش شود، بنابراین جزئیات کافی را در فاکتور های خود مطرح کنید.
نتیجه‌گیری
هر یک از نکاتی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم، احتمالا به نظر شما مسائل ریز و کوچکی هستند، اما تغییرات بزرگ از چیزهای کوچک به وجود می‌آید و رعایت همین نکات تاثیر بسزایی در بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی صحیح خواهند داشت. بنابراین سعی کنید به هنگام تنظیم فاکتور مودب باشید، از جملات تاثیرگذار استفاده کنید، امکان پرداخت آنلاین را فراهم کنید و اطلاعات واضحی مطرح کنید تا مشتری شما بتواند سریعا فاکتور شما را پرداخت کند.
